نحوه ارسال ایمیل یادآوری – بهترین شیوه ها و قالب ها

نکات برجسته کلیدی

ایمیل های یادآوری به حفظ حرفه ای در ضمن اقدامات کمک می کنند.
یک خط موضوع واضح می تواند موفقیت ایمیل شما را ایجاد یا از بین ببرد.
زمان بندی یادآوری شما به همان اندازه پیام ITF مهم است.
نوشتن مودبانه و مختصر گیرندگان را درگیر می کند.
قالب ها در زمان و سازگاری در ارتباطات صرفه جویی می کنند.
شخصی سازی احتمال پاسخ مثبت را افزایش می دهد.

مقدمه

تصور کنید که مشتری ها را برای پرداخت هزینه های به تأخیر و یا مهمانان رویدادهای فریبنده برای نمایش در نظر بگیرید و یک ایمیل را پس از دیگری ارسال کنید. frustrating ، درست است؟ حتی بیشتر از این که این ایمیل ها با سکوت روبرو می شوند. با این حال ، پیگیری DOSN همیشه باید متفاوت باشد. راز ارسال نامه های الکترونیکی تیز و به خوبی با کلماتی که توجه را به خود جلب می کند ، ارسال نمی شود. با چند استراتژی ساده ، می توانید برنامه خود را در مسیر خود نگه دارید و تماشا کنید که تلاش های خود را به مراتب کمتری تحمل می کند.

در این مقاله ، ما به نظر می رسد که شما هرگز نیازی به اطلاع از ایجاد ایمیل های یادآوری که نتیجه می گیرند ، نمی دانید. ما آن را به مراحل ساده تقسیم خواهیم کرد – به آنها کلمه ، چه زمانی آنها را زمان می برد و چگونه مردم بر روی آنها عمل می کنند. به علاوه ، ما بهترین روش ها و الگوهای شما را می توان بلافاصله درج کرد.

بنابراین ، بیایید شیرجه بزنیم و بفهمیم که چگونه می توانید ایمیل های یادآوری خود را حتی مؤثرتر کنید.

ایمیل یادآوری چیست؟

یک ایمیل یادآوری پیامی است که برای ارسال کسی در مورد مهلت به روزرسانی ، رویداد یا اقدامی که باید انجام دهند ارسال شده است. هدف آن اطمینان از لغزش در شکاف ها در حالی که یک لحن حرفه ای است.

موارد استفاده متداول شامل یادآوری پرداخت برای فاکتورهای تأخیر ، تأیید قرار ملاقات برای جلسات و پیگیری های رویداد برای تقویت است. اگر شما یک فریلنسر هستید که در حال تعقیب یک پرداخت دیر یا یک بازاریاب در مسابقات رویداد است ، ایمیل های یادآوری را بسیار مفید می کنید.

بهترین روشها برای نوشتن ایمیل یادآوری چیست؟

نوشتن یک ایمیل یادآوری مؤثر همه چیز در مورد استراتژی است. اگر می توانید لحن و ایمیل را در زمان مناسب میخ بزنید ، احتمال دارد که یک پاسخ سریع دریافت کنید. در این بخش ، ما شیوه های کلیدی را برای کمک به شما در ساخت ایمیل هایی که مورد توجه قرار می گیرند ، تجزیه می کنیم.

۱٫ آن را حرفه ای و مودب نگه دارید

قانون شماره یک نوشتن یک ایمیل حرفه ای با لحنی دوستانه است. به عنوان مثال ، یک ایمیل یادآوری مودبانه ممکن است بگوید ، “فقط یک یادداشت سریع برای یادآوری فردا در مورد قرار ملاقات شما”. در حالی که یک ایمیل فشرده شده می خواند ، “شما هنوز هم تأیید نشده اید -اکنون آن را انجام دهید!” سابق حسن نیت می سازد. دومی خطر بیگانه شدن گیرنده شما را دارد.

امضای ایمیل به صورت حرفه ای با فرس هایی مانند “منتظر شنیدن از شما” به جای یک تشکر ساده “، با یادآوری ایمیل حرفه ای مسیری طولانی را طی می کند. به ویژه در مواردی که حفظ روابط سالم در حین انجام کار مهم است.

نتیجه: یک ایمیل حرفه ای و مودب باعث می شود که گیرندگان به جای فشار ، احساس احترام کنند. این امر باعث ایجاد روابط اعتماد و خیابان می شود و منجر به ۲۰-۳۰ ٪ نرخ پاسخ بالاتر می شود.

همچنین بخوانید: در مورد نحوه ورود به ایمیل های حرفه ای با Examps بیاموزید.

۲٫ خط موضوع خود را روشن و مختصر کنید

خط موضوع ایمیل یادآوری شما تصمیم می گیرد که پیام شما در صندوق ورودی شلوغ متوجه یا دفن شده است. یک خط موضوعی واضح و مختصر ، که در حالت ایده آل زیر ۶۰ کاراکتر است ، دقیقاً با هدر رفتن وقت خود به مکش Rec می گوید. عبارات مبهم مانند “یادآوری” یا “یادداشت سریع” بیشتر از این غافل می شوند. به دنبال این عمل ، نرخ باز ایمیل را افزایش می دهد.

این زیرمجموعه هایی است که باید در ذهن داشته باشید.

خاص باشید: حتماً هدف و جدول زمانی (در صورت وجود) را در کلمات FW ذکر کنید. به عنوان مثال ، “فاکتور شماره ۴۵۶ به موعد فردا.”
از عبارات عملی استفاده کنید: از Veerbs مانند “تأیید” یا “RSVP” استفاده کنید تا درگیری سریع انجام شود.
تغییرات آزمون: چندین قالب را برای عناوین خود امتحان کنید تا از آنچه در حساب شما طنین انداز است ، بی نظیر شوید.

نتیجه: یک خط موضوعی واضح و مختصر با جلب توجه فوراً در صندوق های ورودی تاج ، نرخ باز را افزایش می دهد. یک موضوع خاص و زیر ۶۰ کلاس اطمینان حاصل می کند که ایمیل شما در اولویت قرار گرفته و به سرعت عمل می شود.

۳٫ بدون اضافه بار جزئیات ضروری را ارائه دهید

فاصله توجه کوتاه است. بسته بندی در جزئیات غیر ضروری مانند Backstory Longthy می تواند صبر خواننده را تحت فشار قرار دهد. به حقایق اصلی بچسبید و آنها را متمرکز نگه دارید. مانند یک یادداشت به آن فکر کنید ، تمام جزئیات مربوط به ارائه اطلاعات یادآوری.

در اینجا نحوه درست کردن آن آورده شده است:

محدودیت طولانی: هدف ۲-۳ جمله یا ۵۰-۷۵ کلمه در کل. Short آن را برای خوانندگان تلفن همراه ، که بیش از نیمی از آنها را تشکیل می دهند ، اسکن می کند.
درهم و برهمی را قطع کنید: از مماس ها پرش کنید یا هدف خود را بیش از حد بیان کنید. ایمیل را کوتاه نگه دارید و روی هدف متمرکز شوید.
اطلاعات کلید برجسته: در صورت لزوم از نقاط جسورانه یا گلوله برای مهلت ها و اطلاعات کلیدی استفاده کنید.

نتیجه: یک ایمیل واضح باعث صرفه جویی در وقت گیرنده ها می شود که در طی یک دقیقه قادر به نقاط اصلی باشد. ایمیل های مختصر ، ۲-۳ جمله ، سردرگمی را سردرگم می کنند و پاسخ یا رعایت آن را آسان می کنند.

۴٫ یک تماس تلفنی روشن (CTA) اضافه کنید

به گیرنده ها بگویید دقیقاً چه کاری باید انجام دهید. Astrong CTA – مانند “لطفاً با پاسخ دادن به این ایمیل” جاذبه خود را تأیید کنید “یا” اینجا را کلیک کنید تا فاکتور خود را تنظیم کنید ” – آنها را به طور کامل راهنمایی می کند. دستورالعملهای مبهم منجر به تحریک می شوند ، بنابراین مستقیم اما مودب باشید.

در اینجا نحوه ساخت CTA POP خود را آورده است:

خاص باشید: عمل دقیق را به روشی واضح و عملی بیان کنید. از نمونه ای استفاده کنید که مانند “برای پرداخت فاکتور شماره ۱۲۳” اینجا را کلیک کنید.
کاهش اصطکاک: پاسخ گیرنده را برای گیرنده با پیوندهای و دکمه های قابل کلیک آسان کنید. برای ایمیل یادآوری پرداخت ، پیوند “پرداخت اکنون” را به پورتال فاکتور تعبیه کنید.
urgancy را اضافه کنید (در صورت لزوم): CTA را با مهلت مهلتی به متن پست الکترونیکی جفت کنید.

نتیجه: CTA شفاف تبدیل های بیشتری را با یک دستورالعمل واحد و واضح هدایت می کند. مؤثرترین CTA ها باعث افزایش هزینه ها ، RSVP ها یا تأییدیه ها با ساعت ها می شوند.

۵٫ از ابزارهای ایمیل پیگیری استفاده کنید

ارسال ایمیل های یادآوری مؤثر با ابزارهای مناسب آسان تر است. در اینجا سه ابزار ارائه شده برای خودکار سازی و ردیابی ایمیل های یادآوری دوستانه وجود دارد.

CreativeMail: CreativeMail اتوماسیون ایمیل را برای مشاغل کوچک ساده می کند. یکپارچه کشویی و ادغام WooCommerce آن باعث می شود ایمیل های یادآوری پرداخت صنایع دستی یا پیگیری های نظرسنجی نسیم.

تیتان: Titan Powers ارتباطات حرفه ای با یادآوری های پیگیری برای ایمیل های بدون جواب. این ایده آل برای برنامه ریزی ایمیل های یادآوری رویداد و ردیابی رسیدها از طریق رابط موبایل آن است.

ابر گاو: ایمیل Ox Cloud و Calendar Suite گردش کار پیچیده را نشان می دهد. YPOU می تواند ایمیل های یادآوری قرار ملاقات را با دعوت های قابل کلیک برنامه ریزی کند یا پیگیری های مبتنی بر تیم را برای نظرسنجی ها مدیریت کند.

۶٫ زمان ایمیل یادآوری خود را

زمان بندی یک عامل مهم در ایجاد ایمیل یادآوری شما است. ارسال آن در ماژول های مناسب پیام شما بدون اینکه گیرنده را بیش از حد کند ، مرتبط و عمل است. بهترین زمان به متن بستگی دارد -خواه پرداخت ، قرار ملاقات یا یک رویداد باشد.

بیایید استراتژی های زمان بندی بهینه را برای به حداکثر رساندن پاسخ ها ببینیم.

یادآوری پرداخت: ۳-۵ روز یادآوری اولیه ارسال کنید تا به گیرنده اطلاع کافی برساند.
یادآوری انتصاب: ایمیل یادآوری قرار ملاقات در هنگام ارسال ۲۴-۴۸ ساعت قبل از آن بهتر کار می کند.
یادآوری رویداد: یک هفته قبل از این رویداد با یک لمسی چند لمسی کار کنید و با یک برهنه نهایی پیگیری کنید.
یادآوری پیگیری: اگر در حال تعقیب بازخورد یا بازپرداخت یک پیشنهاد هستید ، ۳-۵ روز صبر کنید تا یک هفته بعد با پیگیری دوم ، ایمیل یادآوری ملایم را انجام دهید.

همچنین بخوانید: نحوه نوشتن یک ایمیل پیگیری – بهترین شیوه ها و قالب ها

یادآوری الگوهای ایمیل برای موارد استفاده های مختلف

در زیر نمونه های ایمیل یادآوری قابل تنظیم برای سناریوهای مشترک آورده شده است. آنها را با الگوهای مربوط به امضاهای ایمیل تجاری (به عنوان مثال ، نام ، عنوان و اطلاعات تماس شما) جفت کنید تا موارد جلا داده شود.

۱٫ ایمیل یادآوری عمومی دوستانه

موضوع: یادآوری دوستانه: [Action/Item] مفتخ [Date]

سلام [Name]با
امیدوارم که تو چنین باشد! این فقط یک یادآوری سریع است که [action/item, for example, your feedback on the project] به موعد مقرر است [date]بشر لطفاً در صورت نیاز به هرگونه پشتیبانی یا پسوند به من اطلاع دهید.
مشتاقانه منتظر شنیدن صحبت های شما هستم!
با احترام ،
[Your Name]

۲٫ ایمیل یادآوری پرداخت ملایم

موضوع: یادآوری ملایم: فاکتور #[Number] مفتخ [Date]

سلام [Name]با
امیدوارم همه چیز خوب باشد. من برای ارسال یک یادآوری ملایم که فاکتور #[number] برای [amount] به موعد مقرر است [date]بشر می توانید پرداخت را انجام دهید [payment instructions/link]بشر لطفا به من اطلاع دهید که آیا من می توانم به آنها کمک کنم!
با احترام گرم ،
[Your Name]

۳٫ ایمیل یادآوری پرداخت ملایم (پیگیری دوم)

موضوع: یادآوری دوم: فاکتور #[Number] گذشته

سلام [Name]با
امیدوارم همه چیز خوب باشد این یک است ایمیل یادآوری ملایم آن فاکتور #[number] برای [amount] موعد مقرر بود [date]بشر آیا می توانید آن را از طریق تسویه حساب کنید [payment link] از طرف [new deadline, e.g., tomorrow]؟ به من اطلاع دهید که آیا هیچ مشکلی وجود دارد – من برای کمک به اینجا هستم.
با احترام ،
[Your Name]

۴٫ ایمیل یادآوری قرار ملاقات

موضوع: قرار ملاقات شما در [Date] در [Time]

سلام [Name]با
این یک یادآوری سریع در مورد قرار ملاقات شما با [person/company] برنامه ریزی شده برای [date] در [time]بشر لطفاً برای تأیید پاسخ دهید یا به ما اطلاع دهید که آیا مجبور به تنظیم مجدد هستید.
به زودی می بینیم!
بهترین ،
[Your Name]

۵٫ ایمیل یادآوری رویداد

موضوع: از دست ندهید: [Event Name] این [Date]

سلام [Name]با
ما از دیدن شما هیجان زده ایم [date] در [time]! در اینجا یک یادآوری سریع به تقویم شما آورده شده است. [Include event details or link]بشر لطفاً با پاسخ یا کلیک کردن RSVP https://www.bluehost.com/blog/reminder-email-guide/بشر
نمی توانید صبر کنید تا اتصال برقرار کنید!
به سلامتی ،
[Your Name]

۶٫ ایمیل یادآوری پیگیری

موضوع: دنبال کردن: [Topic/Action]

سلام [Name]با
امیدوارم چنین باشد! من از پیگیری پیگیری کردم [topic/action, for example, the proposal I sent last week]بشر من هنوز سالم شنیده ام ، بنابراین من می خواهم وارد شوم. لطفاً وقتی فرصتی پیدا کردید به من اطلاع دهید!
خیلی ممنون ،
[Your Name]

۷٫ ایمیل یادآوری رویداد برای کارگاه حضوری

موضوع: فراموش نکنید: [Workshop Name] این شنبه!

سلام [Name]با
ما از شما هیجان زده ایم که به ما بپیوندید [Workshop Name] در [date] در [time] در این یک ایمیل یادآوری رویداد به نقطه شماست. لطفاً با پاسخ یا کلیک کردن RSVP https://www.bluehost.com/blog/reminder-email-guide/بشر یک نوت بوک بیاورید – ناهار روی ماست!
آنجا را می بینیم ،
[Your Name]

۸٫ ایمیل یادآوری رویداد برای کنفرانس مجازی

موضوع: به ما بپیوندید: [Conference Name] هفته بعد!

سلام [Name]با
ما هیجان زده هستیم [Conference Name] در [date] در [time]! این ایمیل یادآوری این رویداد برای ذخیره تاریخ است. آگاندا را بررسی کنید و در اینجا ثبت نام کنید: https://www.bluehost.com/blog/reminder-email-guide/بشر با هر گونه سؤال پاسخ دهید – برای کمک به اینجا wwe're.
نمی توانید صبر کنید تا اتصال برقرار کنید!
بهترین ،
[Your Name]

۹٫ ایمیل یادآوری نظرسنجی

موضوع: یادآوری دوستانه: ورودی شما مورد نیاز [Date]

سلام [Name]با
امیدوارم که تو چنین باشد! این یک ایمیل یادآوری دوستانه برای تکمیل است [Survey Name] از طرف [date]بشر بازخورد شما به ما در پیشرفت کمک می کند [specific goal, e.g., our services]بشر فقط ۵ دقیقه طول می کشد – برای شروع اینجا را کلیک کنید: [survey link]بشر اگر سوالی دارید لطفاً به این موضوع دسترسی پیدا کنید.
از وقت شما متشکرم
بهترین ،
[Your Name]

۱۰٫ ایمیل یادآوری فوری برای اقدام به تأخیر

موضوع: فوری: اقدام مورد نیاز در [Task/Item] امروز

سلام [Name]با
این یک یادآوری فوری برای آدرس دهی است [task/item, e.g., Invoice #123 payment] مفتخ [today/yesterday]بشر لطفا لحظه ای به [action, e.g., pay via this link] از طرف [specific time, e.g., 5 PM today] برای جلوگیری از [consequence, e.g., service pause]بشر اگر دستیار دارید به من اطلاع دهید.
از اقدام سریع خود قدردانی کنید ،
[Your Name]

نکات کلی:

با وجود مورد استفاده ، همیشه برنامه گیرنده خود را در نظر بگیرید. صبح زود (۸-۱۰ صبح) یا اواسط آفرنون (۲-۴ بعد از ظهر) اغلب به خوبی ، از اوج درهم و برهم در صندوق ورودی جلوگیری می کند. همچنین ، نحوه عملکرد ایمیل ها در روزهای مختلف را بررسی کنید و بر اساس آنچه درگیری را ایجاد می کند ، تنظیم کنید. زمان بندی یک اندازه مناسب نیست. این در مورد همگام سازی با ریتم گیرنده خود بر اساس ایمیل پیشرو است.

همچنین بخوانید: آداب و رسوم ایمیل تجاری: ۳۶ قانون کلیدی برای متخصصان

BlueHost: شریک ایمیل حرفه ای شما

ارسال ایمیل های یادآوری جلا و مؤثر با ابزارهای مناسب شروع می شود. هر کس دیگری که شما بازاریاب را تقویت می کنید و یا مشاغل کوچک را مدیریت می کنید ، ایمیل شما باید به اندازه کافی حرفه ای به نظر برسد تا اعتماد را القا کند.

یک ایمیل مارک دار برای حداکثر رساندن موفقیت اثربخشی است. به عنوان مثال ، شما@[yourbusiness].com به عنوان حرفه ای تر از شما@ روبرو خواهد شد[gmail].com. این اغلب منجر به مشارکت بیشتر مشتری می شود.

با BlueHost می توانید ایمیل مارک خود را در کمتر از پنج دقیقه تنظیم کنید. برنامه میزبانی حرفه ای تمام آنچه را که باید برای برنامه های یادآوری پیگیری برنامه ریزی کنید ، برای ایمیل های مناسب در زمان مناسب تحویل داده می شود. به علاوه ، میزبانی ایمیل ما شامل ویژگی های پیشرفته فیلتر کردن اسپم و بدون هزینه اضافی است و صندوق ورودی شما را ایمن نگه می دارد.

برنامه های ایمیل Bluehost را برای شروع ارسال یادآوری های حرفه ای از امروز کاوش کنید.

هر چند پایانی

این به ارسال های شما یا ساخت CTA مناسب ، شکلات هایی که در ایمیل های یادآوری خود ایجاد می کنید ، پاسخگو است. حمل و نقل؟ ایمیل های یادآوری خود را روشن ، مودبانه و متمرکز بر عمل نگه دارید. به بهترین شیوه ها بچسبید ، از الگوهای مفید استفاده کنید و به ابزارهایی که ارتباط را بی دردسر می کنند ، تکیه دهید.

برای مدیریت و ارسال ایمیل های یادآوری حرفه ای به یک روش بدون استرس نیاز دارید؟ ایمیل BlueHost آدرس های تنظیم شده ، اتوماسیون ، قابلیت قابل حمل را کنترل می کند -می توانید روی اتصال ، پیگیری و بدست آوردن نتیجه با دردسر تمرکز کنید.

تیز شروع کنید. با هوشمندتر ارتباط برقرار کنید. به ایمیل یادآوری خود اجازه دهید با ایمیل حرفه ای bluehost انجام شود.

متداول

چگونه می توانم یک ایمیل یادآوری دوستانه بنویسم؟

با یک تبریک گرم شروع کنید ، از یک لحن محترم استفاده کنید و آن را کوتاه نگه دارید. به عنوان مثال: “سلام [Name]فقط یک یادآوری دوستانه مبنی بر اینکه فاکتور شما فردا قرار است. با تشکر “یک CTA واضح ، مانند” پاسخ برای تأیید “، همچنین کمک می کند.

بهترین زمان برای ارسال ایمیل یادآوری چیست؟

بستگی به متن ایمیل دارد. ارسال ایمیل یادآوری پرداخت ۳-۵ روز موعد مقرر ، ایمیل یادآوری انتصاب ۲۴-۴۸ ساعت در پیش. ایمیل های یادآوری رویداد می توانند قبل از یک هفته قبل ، سپس دوباره ، روز قبل.

چگونه می توانم خطوط موضوع ایمیل یادآوری خود را بسازم؟

آنها را زیر ۶۰ کاراکتر نگه دارید ، خاص و وخیم عمل کنید. مثالها: “فاکتور شماره ۱۲۳ به دلیل جمعه” یا “جلسه ۲ بعد از ظهر فردا”. وضوح سریع توجه را جلب می کند.

آیا باید ایمیل های یادآوری خود را خودکار کنم؟

بله ، اتوماسیون باعث صرفه جویی در وقت می شود و سازگاری در ارتباط با سربهای شما را تضمین می کند. جفت های میزبان ایمیل BlueHost با سیستم عامل های اتوماسیون ایمیل برای برنامه ریزی ایمیل های یادآوری ملایم برای پرداخت ها یا رویدادها ، شما را برای تمرکز Elsewere آزاد می کند.

چگونه می توانم از فشار در ایمیل یادآوری خودداری کنم؟

از لحن مودبانه استفاده کنید ، از سرزنش خودداری کنید و کمک کنید. به جای “اکنون پرداخت کنید!” سعی کنید “سلام [Name]پرداخت شما به زودی کمک می کند -کمک؟ “آن را با یک نزدیکی مثبت مانند” با تشکر از وقت خود! ”

آیا می توانم برای همه شرایط از الگوی ایمیل یادآوری استفاده کنم؟

نه کاملاً کاملاً خوب است اما برای تبدیل بهتر آنها را مطابق با زمینه ترغیب می کند. یک ایمیل یادآوری پرداخت نیاز به استحکام دارد (“پرداخت تا ۱۵ مارس”) ، در حالی که یک ایمیل یادآوری قرار ملاقات می تواند گاه به گاه باشد (“شما را ساعت ۱۰ صبح ببینید!”).

چگونه می توانم برای یادآوری ایمیل ، نرخ پاسخ را تحت تأثیر قرار دهم؟

یک CTA روشن ، جزئیات مختصر و زمان بندی خوب را با هم ترکیب کنید. ایمیل را شخصی سازی کنید که در آن به عنوان مثال ، “سلام [Name]نقطه وبینار شما در انتظار است! ”

پست نحوه ارسال ایمیل یادآوری – بهترین شیوه ها و قالب ها برای اولین بار در وبلاگ BlueHost ظاهر شد.

منبع: https://www.bluehost.com/blog/reminder-email-guide/